Datenschutzrichtlinie

1. Einleitung

Bei BuchExperteGo hat der Schutz Ihrer persönlichen Daten höchste Priorität. Diese Datenschutzrichtlinie informiert Sie transparent darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Kontrolle Sie über Ihre Informationen haben, insbesondere im Zusammenhang mit unseren Buchhaltungsdienstleistungen und Finanzberatung.

Unsere Datenverarbeitungspraktiken entsprechen den geltenden Schweizer Datenschutzgesetzen und der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit diese für unsere Aktivitäten bei der Bereitstellung von Buchhaltungsdienstleistungen für unsere Mandanten gelten.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten ist streng zweckgebunden auf die Bereitstellung, Durchführung und Personalisierung unserer Buchhaltungsdienstleistungen und Finanzberatung beschränkt. Dies umfasst:

2.1. Daten, die Sie uns aktiv zur Verfügung stellen:

Registrierungsinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und relevante Unternehmensinformationen
Zahlungsinformationen bei der Buchung von Buchhaltungsdienstleistungen oder Beratungen
Geschäftsdokumente, Belege und Finanzunterlagen, die für die ordnungsgemäße Buchführung erforderlich sind

2.2. Automatisch erfasste Daten:

Technische Informationen wie IP-Adresse, Gerätetyp und Browser-Version bei der Nutzung unserer Website
Dienstnutzungshistorie und Terminaufzeichnungen für Buchhaltungsberatungen
Kommunikationspräferenzen zur Optimierung unserer Buchhaltungsunterstützung

2.3. Cookies und Tracking-Technologien: Wir verwenden notwendige Cookies und, mit Ihrer Zustimmung, Analyse-Cookies, um unsere Dienste kontinuierlich zu verbessern. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit in Ihrem Browser anpassen oder unsere Website ohne optionale Cookies nutzen.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

Buchhaltungsdienstleistungen – Für die Organisation und personalisierte Bereitstellung unserer Buchhaltungsdienstleistungen, Jahresabschlüsse und Steuerberatung
Mandantenverwaltung – Für die Verwaltung von Terminen, Buchungen, Zahlungen und den Versand relevanter Serviceinformationen
Finanzanalyse – Um die Genauigkeit und rechtliche Konformität der erstellten Buchhaltungsunterlagen zu gewährleisten
Qualitätssicherung – Für die kontinuierliche Verbesserung unserer Buchhaltungsdienstleistungen

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Unsere Datenverarbeitung basiert auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

Vertragliche Erfüllung bei der Bereitstellung von Buchhaltungsdienstleistungen und der Verwaltung von Mandantendaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Buchhaltungsangebote und der optimalen Gestaltung unserer Dienstleistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere im Bereich der Buchführungspflicht und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Ihre ausdrückliche Einwilligung für die Erhebung bestimmter Geschäftsdaten und für Marketingmaßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

5. Weitergabe an Dritte

Ihre Daten werden nur in folgenden Fällen an Dritte weitergegeben:

Zahlungsdienstleister – Für die sichere Abwicklung von Zahlungen für Buchhaltungsdienstleistungen
IT-Dienstleister – Für den Betrieb unserer Buchhaltungssoftware und der Website im Rahmen der Auftragsverarbeitung
Steuerbehörden – Wenn gesetzlich im Zusammenhang mit Steuererklärungen und behördlichen Anforderungen vorgeschrieben

Wir werden Ihre Daten unter keinen Umständen zu Werbezwecken an unbeteiligte Dritte weitergeben.

6. Datensicherheit

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter verschlüsselte Datenübertragung, sichere Speicherung und strenge Zugriffskontrollen für unsere Mitarbeiter. Wir achten besonders auf den Schutz sensibler Geschäftsdokumente und persönlicher Informationen.

Physische Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, werden in verschlossenen Schränken aufbewahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher vernichtet.

7. Datenspeicherdauer und Löschung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die angegebenen Zwecke erforderlich ist:

Kontakt- und Vertragsdaten werden für die Dauer der Mandantenbeziehung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Buchhaltungsunterlagen werden gemäß Schweizer Recht bis zu 10 Jahre nach Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt.
Steuerrelevante Dokumente werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre gespeichert.

Sie haben das Recht, die vorzeitige Löschung Ihrer Daten zu beantragen, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Ihre Rechte

Als Mandant haben Sie folgende Rechte:

Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
Löschung Ihrer Daten unter den gesetzlich vorgesehenen Bedingungen
Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen
Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format
Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an [email protected] oder persönlich in unserem Büro.

9. DSGVO-spezifische Bestimmungen

Als Schweizer Unternehmen mit Mandanten aus dem EU-Raum befolgen wir die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und garantieren folgende Rechte:

Grenzüberschreitende Datenübertragungen – Bei der Übertragung von Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden, wie z.B. Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse.
Datenschutzbeauftragter – Unser Datenschutzbeauftragter steht für Anfragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung und ist unter [email protected] erreichbar.
Beschwerderecht – Sie haben das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Wohnorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
Datenminimierung – Wir erheben nur Daten, die für die angegebenen Zwecke erforderlich sind, und speichern sie nur so lange, wie es erforderlich und gesetzlich vorgeschrieben ist.

Für EU-Bürger, die unsere Buchhaltungsdienstleistungen nutzen, gelten zusätzliche besondere Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO, einschließlich erweiterter Informationspflichten und strengerer Einwilligungsanforderungen.

10. Änderungen der Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie bei Bedarf zu aktualisieren, um rechtlichen Anforderungen oder organisatorischen Änderungen Rechnung zu tragen. Die aktuelle Version wird immer auf unserer Website veröffentlicht und in unseren Räumlichkeiten ausgehängt.

Bei wesentlichen Änderungen werden wir unsere Mandanten per E-Mail oder durch einen Hinweis in unseren Büros informieren.

Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen jederzeit persönlich, telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung. Der Schutz Ihrer Daten ist für uns nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern ein wesentlicher Bestandteil unserer Professionalität und Respekt für unsere Mandanten, insbesondere im sensiblen Bereich der Buchhaltung und Finanzberatung.